关于做好2020年度及历年各类档案材料

移交工作的通知

各职能部门、各单位：

根据省档案局和学校档案工作有关规定和要求,结合学校实际情况，为确保2020年度及历年各类档案材料能及时归档，方便校内外师生查询利用档案，现将档案移交有关事项通知如下：

一、各类别档案归档范围

详见《湖北城市建设职业学院各部门归档文件材料重点范围表》（附件1）

各部门对照归档范围若有不相符之处，望及时反馈档案室，以便修订。

二、各类别档案的归档要求

详见《各类别档案的归档要求》（附件2）

注：1.学校举办的各类重大活动档案材料由主办部门负责收集整理，整套移交。

2.2020年各部门工作总结和计划已加盖公章交学校办公室，由办公室整体进行移交。

3.基建档案、设备档案由部门项目建设负责人办理建设项目移交手续，部门档案员进行指导和监督，确保档案材料收集齐全、完整，并按时移交。

三、各类档案移交流程与时间

（一）填写移交清单（见附件2）

1.档案材料移交前，移交方需将电子目录传给档案室相应的接收人审阅，审核通过后方可将纸质材料移交档案室。档案材料移交时，必须是兼职档案员本人，其中项目档案需要项目建设负责人进行移交。

2.移交档案材料时，移交方与接收方须填写档案移交清单，一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

（二）档案材料移交时间

1.请各职能部门、各单位负责人高度重视，组织好相关人员做好本单位各类档案移交工作，并于2021年 3月31 日前将全部归档材料移交档案室。

    2.各职能部门、各单位在档案整理中遇到问题，或有不清楚的地方，请与档案室人员电话或QQ联系。档案室电话：81326899

附件：

1.《湖北城市建设职业学院各部门归档文件材料重点范围表》

2.《各类别档案的归档要求》

学校办公室

2021年1月5日